PayPal POS

Analyse av Reviewed

For en liten virksomhet kan selve betalingen være den enkleste delen av arbeidsdagen. Det som tar tid, er ofte å holde salget samlet med resten av rutinene: vite hva som er gjort, unngå dobbeltarbeid og avslutte dagen uten løse tråder. PayPal POS er laget for virksomheter som vil bruke PayPal som en del av salgsflyten, og jeg synes det er mest interessant når appen vurderes som et arbeidsverktøy – ikke som en komplett løsning for alt en butikk trenger.

Fra kundemøte til ryddig arbeidsflyt

Avklar rutinene før du tar appen i bruk

Før du begynner å bruke en POS-app, lønner det seg å bestemme hvordan et salg skal følges opp. Hvem registrerer betalingen? Hvordan holder du oversikt over varer eller tjenester som er levert? Når sjekker du dagens aktivitet? Appen kan bidra til en mer samlet betalingsrutine, men den kan ikke alene skape gode vaner rundt lager, kvitteringer, regnskap eller oppfølging av kunder.

Dette er særlig relevant for håndverkere, frilansere og små forhandlere som selger ansikt til ansikt. Tenk deg at du driver en liten bod på et marked. Du tar imot en kunde mens en annen venter, og senere må du finne ut hvilke salg som hører til dagen. En dedikert betalingsflyt kan gjøre det lettere å holde selve transaksjonen adskilt fra notater og meldinger på telefonen. Den nyttige gevinsten er ikke bare at betalingen går gjennom, men at du gjør den på samme måte hver gang.

Jeg ville likevel ikke startet med å flytte alle administrative oppgaver inn i én app. Bestem først hva PayPal POS skal håndtere, og hva som fortsatt ligger i regnearket, kasseløsningen eller regnskapsrutinen din. Når ansvarsgrensene er tydelige, blir det enklere å oppdage manglende registreringer og mindre fristende å anta at en betalingsoversikt også er en fullstendig oversikt over virksomheten.

Innsamling og orden i salgsdagen

PayPal Mobile står bak appen, som er rettet mot jobbrettet bruk. Den kan være aktuell for deg som allerede bruker PayPal i virksomheten og ønsker at betalingsarbeidet skal passe inn i den vanlige arbeidsdagen. Den bør vurderes som et verktøy for POS-bruk, ikke som et generelt produktivitetsverktøy eller en erstatning for alle systemene en bedrift kan trenge.

Et praktisk grep er å lage en fast liten kontroll etter hvert salg: bekreft at transaksjonen er registrert, noter eventuelle detaljer som ikke hører hjemme i betalingshistorikken, og gå videre først når du vet hvilken oppgave som gjenstår. Det kan høres omstendelig ut, men det hindrer at du senere må rekonstruere en travel dag fra hukommelsen. For en tjenesteyter kan notatet for eksempel handle om hva som skal følges opp, mens betalingsappen får være stedet for selve betalingen.

En annen nyttig arbeidsmåte er å skille mellom salgsregistrering og lagerkontroll. Hvis du selger fysiske varer, bør du ikke anta at en betalingsapp automatisk gir deg full oversikt over beholdningen. Før en markedsdag kan du notere hva du tar med, og etterpå sammenligne dette med salgene du har registrert. Det gjør det lettere å se om et avvik skyldes en feil i opptellingen, et salg som ikke ble ført, eller varer som ble brukt på en annen måte.

For gjentakende oppdrag kan du også knytte en enkel oppfølgingsrutine til betalingsdagen. Gå gjennom dagens salg, noter hvilke kunder som trenger en ny avtale, og legg oppfølgingen i verktøyet du allerede bruker til kalender eller kundearbeid. Poenget er å unngå at betalingsappen blir et tilfeldig arkiv for informasjon som burde ligge et annet sted. En ryddig arbeidsflyt oppstår når hvert verktøy har en tydelig jobb.

Bygg en rutine du kan gjenta

Det viktigste spørsmålet er ikke om du kan bruke appen én gang, men om betalingsprosessen fortsatt fungerer når du er opptatt. Jeg ville øvd på hele rutinen før en travel salgsdag: åpne arbeidsverktøyet, gjennomføre et testløp i den formen virksomheten faktisk bruker, og kontrollere hvordan du finner igjen informasjonen etterpå. Slik merker du tidlig om du selv trenger en sjekkliste eller en egen oppfølgingsnotatbok.

En enkel avslutning på dagen kan være mer verdifull enn stadig kontroll underveis. Sett av et fast tidspunkt til å gå gjennom transaksjonene, sammenligne dem med egne salgsnotater og markere det som må følges opp. Hvis du arbeider alene, kan dette være en kort rutine før du pakker sammen. Har du flere som tar betalt, bør dere bli enige om samme fremgangsmåte, slik at én persons vaner ikke blir en skjult forutsetning for at tallene skal stemme.

Et konkret tips er å føre avvik med én gang, i stedet for å vente til dagsoppgjøret. Hvis en kunde endrer bestillingen, eller du må rette opp en feil i arbeidsflyten, skriv ned hva som skjedde i systemet du bruker til slike notater. Betalingshistorikken forteller ikke nødvendigvis hele historien bak et salg. Når du skiller mellom transaksjonen og forklaringen, blir det lettere å svare på spørsmål senere uten å overbelaste appen med oppgaver den ikke er ment å løse.

Versjon 8.33.0 er den oppførte versjonen, og appen krever minst iOS 8.1. Det er verdt å kontrollere at enheten din passer til dette før du bygger en viktig arbeidsrutine rundt den. For en virksomhet er kompatibilitet mer enn et teknisk punkt: hvis telefonen som brukes i kassen er gammel, kan det være fornuftig å teste hele arbeidsdagen på den aktuelle enheten før du gjør løsningen til eneste betalingsvei.

Hvor arbeidsflyten kan stoppe opp

En POS-app kan gjøre en bestemt del av salget mer samlet, men det betyr ikke automatisk at den passer alle betalingsvaner eller alle kundesituasjoner. Hvis virksomheten din trenger en omfattende kasse med avansert lagerstyring, bemanningsfunksjoner eller detaljerte rapporter, bør du sammenligne løsningen med en mer komplett kasseløsning før du bestemmer deg. Det samme gjelder hvis du allerede har et system som håndterer betaling, lager og regnskap i én sammenhengende prosess; et ekstra verktøy kan gi mer dobbeltføring enn nytte.

En annen mulig friksjon er avhengigheten av at den som tar betalt, kjenner rutinen godt. I en liten bedrift blir kunnskap ofte sittende hos én person. Hvis du er den eneste som vet hvor du finner en bestemt transaksjon eller hvordan du håndterer en avvikssituasjon, er ikke arbeidsflyten robust nok. Skriv ned de få stegene som må gjentas, og la en annen person prøve dem før du bruker opplegget i en travel periode.

Jeg ville også vært forsiktig med å tolke en betalingsoversikt som et ferdig regnskapsgrunnlag. Salg kan kreve forklaringer, kategorisering eller avstemming mot andre kilder. Hold på den regnskapsrutinen virksomheten din trenger, og bruk POS-verktøyet som én del av den. Det er særlig viktig hvis du selger både varer og tjenester, tar betalt på flere måter eller har behov for å skille mellom ulike typer inntekter.

Appen er gratis, har PEGI 3 og ble lansert 16. oktober 2012. Den har en gjennomsnittlig vurdering på 3,9 basert på rundt 43 000 vurderinger, og er lastet ned over én million ganger. Tallene gir et inntrykk av at mange har prøvd den, men de bør ikke avgjøre om den passer akkurat din drift. Det viktigste er om den støtter betalingsmåten og arbeidsmønsteret du faktisk bruker, og om du kan holde oversikt uten å føre den samme informasjonen flere steder.

Sammenlignet med vanlige alternativer

Det naturlige alternativet er ofte ikke en annen app, men betalingsmåten du allerede bruker: en vanlig kasse, en separat betalingsterminal eller en kombinasjon av manuelle notater og et betalingsverktøy. En tradisjonell kasseløsning kan være bedre når du trenger bred kontroll over varer og butikkdrift. En enkel betalingsløsning kan være mer praktisk hvis du bare selger av og til og ikke vil innføre en ny daglig rutine. PayPal POS gir mest mening når du ønsker en POS-app som passer inn i PayPal-arbeidet ditt, og betalingsflyten er et reelt, gjentakende behov.

Hvis du selger på arrangementer, hos kunder eller fra et lite arbeidssted, kan mobil bruk være en viktig del av valget. Men tenk gjennom hva som skjer når du har dårlig tid, når en kollega overtar, eller når du må finne tilbake til et salg flere dager senere. Det er i slike situasjoner forskjellen mellom en app som bare behandler betalinger og en gjennomtenkt arbeidsrutine blir tydelig. Sammenlign derfor ikke bare hvor raskt du kan starte et salg; vurder også hvor enkelt det er å kontrollere og følge opp arbeidet etterpå.

Hvem jeg ville anbefalt den til

Jeg ville vurdert PayPal POS hvis jeg drev en liten virksomhet, tok betalt direkte fra kunder og ønsket å samle POS-arbeidet rundt PayPal. Den kan også passe en selvstendig næringsdrivende som vil ha en tydeligere betalingsrutine enn løse notater gir. Med en gjennomsnittlig vurdering på 3,9 og omtrent 450 skriftlige anmeldelser er mottakelsen blandet nok til at jeg ville prøvd arbeidsflyten selv, i stedet for å anta at den passer bare fordi den er mye brukt.

Jeg ville sett etter et annet opplegg hvis jeg trengte en fullverdig butikkplattform, avansert lagerkontroll eller en løsning der betaling, kundebehandling og regnskap allerede er tett integrert. Jeg ville også vært tilbakeholden med å gjøre appen til eneste arbeidsverktøy dersom flere ansatte trenger ulike nivåer av tilgang eller virksomheten er avhengig av detaljerte interne rutiner. I slike tilfeller bør du først kontrollere at hele driftsbehovet er dekket, ikke bare selve betalingen.

For meg er den beste måten å ta stilling på å prøve den i en rolig periode og følge ett salg fra start til oppfølging. Se om du finner igjen det du trenger, om dagsrutinen blir enklere, og om du fortsatt må føre de samme opplysningene andre steder. Hvis appen reduserer forvirring uten å skape mer dobbeltarbeid, kan den være en nyttig del av et bærekraftig system for småsalg. Hvis den derimot bare flytter arbeidet fra én liste til en annen, er det et tegn på at en enklere betalingsmåte eller en mer komplett kasseløsning passer bedre.

Min vurdering: PayPal POS er mest aktuell når betalingsarbeidet er en gjentakende del av en liten virksomhet, og du ønsker å gjøre den delen mer konsekvent. Den er ikke en snarvei til orden i hele bedriften, men med klare grenser for hva appen skal håndtere og en fast rutine for kontroll kan den bidra til en mer oversiktlig salgsdag.

PayPal POS Ofte stilte spørsmål