Fiken

Analyse av Reviewed

Regnskapsarbeid blir sjelden vanskelig av én stor oppgave. Det er heller de små tingene som bygger seg opp: kvitteringen som havner i jakka, kjøpet som skal registreres senere, og utgiften du ikke lenger husker detaljene rundt. Jeg liker at Fiken-appen tar sikte på akkurat dette mellomrommet mellom et kjøp og regnskapsføringen. Den er laget for å hjelpe deg med å fange opp kjøp mens du fortsatt vet hva de gjelder, i stedet for å basere hele rutinen på rydding ved månedsslutt.

Som jobbrelatert app fra Fiken passer den best inn i en arbeidsflyt der du allerede bruker Fiken til regnskapet. Den er gratis å laste ned, har PEGI 3-aldersmerking og står med en gjennomsnittlig vurdering på 4,6 fra 866 vurderinger. Det sier noe om at mange bruker den, men det viktigste spørsmålet er om arbeidsmåten passer din hverdag. For meg er svaret særlig positivt hvis du ofte gjør små innkjøp på farten og vil slippe å samle dokumentasjon i en bunke.

Fra utsatt regnskapsjobb til et lite øyeblikk i arbeidsdagen

En bedre rutine begynner før du åpner appen

Den mest nyttige måten å tenke på Fiken på er ikke som en magisk løsning på regnskap, men som ett ledd i et system. Før du bruker appen, trenger du en enkel vane: Når du gjør et kjøp som hører til virksomheten, bestemmer du med en gang hvor dokumentasjonen skal ende opp. Hvis du lar kvitteringen bli liggende til senere, er det lett å miste både papiret og sammenhengen. Hvis du tar tak i den mens du står med den, blir oppgaven liten.

Fiken legger opp til at du kan ta bilde og registrere kjøpet med det samme, eller sende det til innboksen din. Det gir to nyttige tempoer. Den direkte registreringen passer når du har et rolig øyeblikk etter kjøpet; innboksen er et bedre stoppested når du må videre og bare vil få dokumentasjonen ut av lomma eller veska. Jeg ville likevel brukt innboksen som en kø, ikke som et sted der ting får bli liggende på ubestemt tid.

Et konkret eksempel er en selvstendig håndverker som kjøper forbruksmateriell på vei mellom oppdrag. Det er sjelden praktisk å sette seg ned og gjøre full administrasjon ved kassa. Men et bilde eller en rask innsending der og da gjør at bilaget ikke blir blandet med private kvitteringer. Senere kan kjøpet behandles når det passer. Den lille overgangen fra «jeg tar det i kveld» til «jeg har i det minste fanget det opp» er etter min mening appens viktigste bidrag.

Fang kjøpet mens detaljene fortsatt er ferske

En kvittering forteller ikke alltid hele historien. Når du registrerer et kjøp, bør du derfor knytte det til en kort forklaring som gjør det forståelig for deg selv senere, særlig hvis varen eller tjenesten ikke åpenbart handler om virksomheten. Det er et enkelt, men viktig grep: Et bilde bevarer dokumentasjonen, mens en presis beskrivelse bevarer konteksten. Jeg ville ikke stolt på hukommelsen min om hvorfor et blandet eller uvanlig kjøp var nødvendig.

Det er også her det lønner seg å skille mellom å fange opp et bilag og å ferdigstille regnskapsarbeidet. Appens raske arbeidsmåte kan gjøre første steg lettere, men det betyr ikke at enhver utgift automatisk er riktig vurdert eller bokført. Hvis du er usikker på om et kjøp hører til virksomheten, bør du bruke tid på vurderingen i stedet for å la hastigheten i mobilen avgjøre. Den er best som inngang til en ryddig prosess, ikke som erstatning for skjønn.

En praktisk vane er å sende bilaget videre med en gang når du ikke har anledning til å registrere alt. Deretter kan du sette av et fast tidspunkt til å gå gjennom innboksen og fullføre det som står igjen. Slik unngår du to ytterpunkter: å stoppe arbeidsdagen for hver lille kvittering, eller å samle så mange ubehandlede kjøp at du må rekonstruere dem senere. Denne arbeidsdelingen gjør Fiken mer nyttig enn om du bare åpner appen sporadisk når regnskapet allerede føles overveldende.

Gjør registrering til en gjentakbar del av uka

For å få varig nytte av en slik app ville jeg koblet den til en eksisterende rutine. Ta bilde eller send inn bilaget når kjøpet skjer, og gå gjennom det som venter på et fast tidspunkt, for eksempel når du avslutter arbeidsuka. Poenget er ikke å gjøre regnskapet til en daglig hovedoppgave, men å sørge for at innsamling og kontroll ikke sklir helt fra hverandre. En slik rytme gjør det lettere å oppdage manglende forklaringer mens du fortsatt husker hva du kjøpte.

En nyttig detalj i denne arbeidsmåten er å behandle innboksen som en arbeidsliste med eierskap. Når du har sendt noe dit, må du vite når du skal komme tilbake. Ellers blir den digitale versjonen av en papirbunke bare litt lettere å overse. Jeg ville også skilt mellom bilag som er klare til behandling og bilag der jeg må finne ut mer, for eksempel ved å notere hva jeg må undersøke før jeg godkjenner kjøpet. Det gjør gjennomgangen kortere og hindrer at ett uklart bilag stopper resten.

Dette er særlig verdifullt for folk som har ujevne arbeidsdager. En konsulent kan kjøpe programvare eller rekvisita mellom møter; en fotograf kan handle småutstyr mens vedkommende er ute på oppdrag; en liten virksomhet kan ha flere personer som leverer kvitteringer til samme regnskap. Fiken kan hjelpe med å få dokumentene inn i en mer samlet arbeidsflyt, men det fungerer best når alle som bidrar, følger samme enkle regel for innsending og forklaring.

Hva appen ikke løser for deg

Den største mulige friksjonen er at en rask registrering kan gi en falsk følelse av at alt er ferdig. Et bilde er ikke det samme som en gjennomgått utgift, og det er fortsatt du som må passe på at dokumentasjonen er lesbar og at kjøpet er forståelig. Hvis kvitteringen er svak, teksten er uklar eller formålet er vanskelig å forklare, blir ikke problemet borte fordi det ble sendt inn fra mobilen. Jeg ville derfor sjekket at bildet faktisk viser det du trenger, før jeg går videre.

En annen begrensning er at Fiken først og fremst gir mening for noen som arbeider med Fikens regnskapsopplegg. Bruker du et annet regnskapssystem, kan det være mer naturlig å holde bilagene samlet der, i stedet for å innføre enda et sted du må kontrollere. Hvis du bare har noen få kjøp i året og allerede har en enkel, pålitelig rutine, kan gevinsten også være liten. Det er ikke nødvendig å gjøre en enkel oppgave mer komplisert bare fordi det finnes en app for den.

Appen passer heller ikke som eneste svar på regnskapsmessige spørsmål. Den kan støtte innsamling og registrering, men den tar ikke ansvaret for å vurdere alle grensetilfeller på dine vegne. Når du har kjøp som blander privat og jobb, eller utgifter du er usikker på hvordan skal behandles, er det klokt å bruke regnskapskunnskap og kontrollere resultatet. Jeg ser dette som en styrke ved å ha realistiske forventninger: Appen gjør en praktisk del lettere, uten at brukeren bør overlate alle vurderinger til den.

Hvem får mest igjen for den?

Jeg ville anbefalt Fiken til små virksomheter og selvstendig næringsdrivende som allerede bruker Fiken, særlig hvis kvitteringer ofte blir liggende til senere. Den er også aktuell for deg som vil ha en fast kanal fra kjøp til regnskap, uten å gjøre mobilen til et fullstendig kontor. Når den lille registreringen skjer nær tidspunktet for kjøpet, sparer du ikke nødvendigvis mange minutter hver gang, men du reduserer sjansen for å måtte bruke lang tid på å finne ut hva et bilag gjaldt.

Hvis du vurderer et regnskapsopplegg for første gang, er det verdt å skille mellom mobilappen og hele regnskapsbehovet ditt. Appen kan være en praktisk del av hverdagen, men den bør ikke alene avgjøre hvilket system du velger. Tenk gjennom hvor ofte du kjøper inn på vegne av virksomheten, hvor mange personer som leverer bilag, og om du faktisk vil følge opp en digital innboks. For noen er den avgjørende fordelen å kunne registrere på farten; for andre er et enkelt skrivebordsopplegg eller en rutine de allerede kjenner, mer enn nok.

Jeg ville vært mer tilbakeholden hvis du først og fremst trenger avansert økonomisk veiledning, eller hvis du ønsker å slippe all manuell kontroll. Da er ikke en mobil arbeidsflyt alene riktig løsning. Den passer heller ikke like godt dersom du foretrekker å gjøre alt samlet ved datamaskinen og sjelden mister oversikten over papirbilag. Sammenlignet med å fotografere kvitteringer tilfeldig og lagre dem i kamerarullen, gir en bestemt regnskapskanal bedre orden. Sammenlignet med å utsette alt til en regnskapsøkt, gjør den det lettere å bevare konteksten. Men den erstatter ikke en gjennomtenkt rutine.

En nøktern anbefaling for daglig bruk

Fiken er gratis og har vært tilgjengelig siden 4. januar 2014. Den nåværende versjonen er 8.4.0, og appen krever minst Android 8.0. Med over 50 000 installasjoner og 101 anmeldelser ved siden av vurderingene har den en etablert plass blant brukere som vil håndtere jobbrelaterte kjøp gjennom Fiken. Jeg ville likevel lagt mer vekt på om den passer inn i din arbeidsflyt enn på populariteten alene.

Min anbefaling er enkel: Bruk den som et lavterskel verktøy for å få bilag inn i en fast prosess, ikke som en grunn til å slutte å kontrollere dem. Bestem deg for når du fanger opp kjøp, når du går gjennom innboksen, og hvordan du forklarer utgifter som kan være vanskelige å forstå senere. Når disse vanene sitter, kan Fiken gjøre regnskapsarbeidet jevnere og mindre avhengig av hukommelsen din. Hvis du ønsker akkurat den typen støtte, synes jeg den er verdt å prøve; hvis du ikke bruker Fiken eller sjelden har bilag å håndtere, er det sannsynligvis bedre å holde fast ved en enklere løsning.

Fiken Ofte stilte spørsmål