CommCare

Analyse av Reviewed

Jeg oppfatter CommCare som et arbeidsverktøy for mennesker som gjør oppgaver ute i felt, ikke som en vanlig app for personlig produktivitet. Den kan være aktuell når ansatte eller frivillige trenger en digital støtte i arbeidet sitt, men nytten avhenger mye av hvordan en organisasjon har lagt opp arbeidsflyten. Det er derfor viktig å skille mellom at appen er gratis å laste ned, og at den faktisk passer til måten du skal jobbe på.

Gratis å laste ned, men laget for en bestemt type arbeid

CommCare er gratis, og det gjør det mulig å prøve appen uten å betale for selve nedlastingen. Jeg ville likevel ikke vurdert den som et frittstående verktøy der installasjon alene gir deg en ferdig arbeidsplass. Den er utviklet av Dimagi, Inc. som en digital plattform for frontlinjearbeid, og verdien ligger først og fremst i bruken som del av et opplegg for feltarbeid.

Appen hører hjemme blant verktøy for bibliotek og demoer i butikkens kategorisering, men i praksis er det arbeidsrollen som er mest relevant: CommCare retter seg mot folk som må utføre organiserte oppgaver utenfor et tradisjonelt kontor. Den kan være verdt å undersøke hvis du allerede har fått beskjed om å bruke den i et prosjekt. Hvis du bare leter etter en enkel listeapp eller et privat notatverktøy, er det sannsynligvis mer enn du trenger.

Jeg ville også skilt mellom gratis tilgang og total verdi. En gratis app kan fortsatt kreve tid til opplæring, tilpasning av rutiner og koordinering med andre som bruker samme opplegg. Det er ikke et argument mot CommCare, men det betyr at spørsmålet «koster den noe?» ikke alene avgjør om den er et godt valg for en organisasjon.

Hvem får mest ut av den?

Jeg ser størst nytte for feltarbeidere som følger en definert prosess, og for team som trenger at arbeidet ikke blir liggende i løse notater eller hukommelsen til den enkelte. Et realistisk eksempel er en medarbeider som besøker flere personer i løpet av en arbeidsdag. Når oppgavene følger et felles opplegg, kan en mobil arbeidsflate gjøre det enklere å holde seg til samme fremgangsmåte fra besøk til besøk og å komme tilbake til arbeidet etter et avbrudd.

Den typen verdi er særlig relevant når flere personer skal utføre beslektede oppgaver. En organisasjon kan ha behov for en mer ensartet arbeidsmåte enn det man får ved at hver medarbeider velger sin egen notatapp. CommCare er interessant nettopp fordi den er rettet mot organisert feltarbeid, ikke bare individuell registrering. Samtidig bør teamet avklare hvordan appen inngår i den konkrete arbeidsflyten før man forventer at den skal løse et bestemt problem.

For enkeltpersoner som ønsker en rask løsning på egne gjøremål, blir regnestykket annerledes. En vanlig huskeliste er ofte enklere å sette opp og krever mindre innføring. CommCare gir mest mening når arbeidet har en felles struktur og flere mennesker har nytte av den; uten det kan oppsettet oppleves tyngre enn gevinsten.

Hva slags verdi plattformen kan gi i praksis

Det viktigste jeg ville sett etter, er om appen støtter en arbeidsprosess som allerede er tydelig definert. For feltarbeid handler kvalitet ikke bare om å kunne skrive inn noe på en telefon. Det handler også om å vite hva som skal gjøres først, hva som må følges opp, og hvordan arbeidet henger sammen på tvers av besøk eller medarbeidere. CommCare kan være et relevant sted å organisere den typen digitalt frontlinjearbeid, men teamet må selv vite hvilke rutiner den skal støtte.

Et nyttig valg før oppstart er å dele en typisk arbeidsdag inn i konkrete steg. Tenk gjennom hvilke opplysninger medarbeideren trenger før et besøk, hva som må noteres underveis, og hva som skal skje etterpå. Da kan dere vurdere om CommCare passer til hele løpet, eller om den bare dekker én del. Dette er en praktisk måte å unngå at en app blir innført fordi den virker lovende, uten at noen har bestemt hvordan den skal brukes fra dag til dag.

Et annet viktig poeng er å teste arbeidsflyten med reelle avbrudd. Feltarbeid følger sjelden en perfekt plan: en medarbeider kan måtte bytte oppgave, vente på noen eller avslutte dagen før alt er ferdig. Før teamet baserer viktige rutiner på en digital løsning, bør dere undersøke hvordan den aktuelle konfigurasjonen fungerer når arbeidet ikke går i rett linje. Det er et konkret spørsmål å ta med i opplæringen, ikke noe jeg ville overlatt til antakelser.

Appen er oppført med over én million installasjoner. Det tyder på at den har nådd mange brukere, men antallet sier ikke i seg selv om den passer for ditt prosjekt eller hvordan akkurat deres oppsett fungerer. Jeg ville brukt det som litt kontekst, ikke som en erstatning for en praktisk prøve med de oppgavene teamet faktisk skal utføre.

Arbeidsflyt, vaner og sammenligning med alternativer

Sammenlignet med papirskjemaer kan en mobil løsning være nyttig når arbeidet trenger en mer samlet digital arbeidsflate. Papir kan være lett å forstå og krever ingen appopplæring, men notater kan bli spredt mellom mapper og personer. CommCare er derfor mest interessant når teamet ønsker å samle arbeidet rundt en organisert digital prosess. Om dette faktisk blir enklere, avhenger likevel av hvordan opplegget er laget og hvor godt medarbeiderne kjenner det.

Sammenlignet med en generell notat- eller oppgaveapp er forskjellen først og fremst formålet. En vanlig app er ofte raskere for én person som bare skal huske noe eller føre en enkel liste. CommCare er et mer relevant alternativ når arbeidet utføres av et frontlinjeteam og trenger felles rammer. Hvis behovet bare er å notere tidspunkt og korte kommentarer, ville jeg startet med det enkleste verktøyet som dekker behovet i stedet for å innføre en plattform med en bredere rolle.

Et mindre opplagt, men viktig råd er å være tydelig på hvem som eier arbeidsflyten. Hvis medarbeidere får ulike instrukser om hva som skal registreres eller når en oppgave regnes som ferdig, løser ikke en digital plattform den uenigheten. Avklar først hva teamet mener med et fullført besøk eller en avsluttet oppgave; bruk deretter appen som støtte for den felles definisjonen. Da blir det lettere å skille mellom problemer med rutinen og problemer med verktøyet.

Et annet praktisk grep er å begynne med én avgrenset arbeidsprosess i stedet for å forsøke å flytte alt på én gang. Det gir teamet mulighet til å merke hvor instruksjoner er uklare, hvilke steg som skaper friksjon, og hva medarbeiderne faktisk trenger mens de er ute. Jeg ville også bedt noen som utfører arbeidet daglig, teste prosessen tidlig. En løsning som ser logisk ut fra et kontor, kan være tungvint når oppmerksomheten må deles mellom mennesker, omgivelser og oppgaver.

Begrensninger jeg ville tatt på alvor

Den største mulige terskelen er at CommCare ikke nødvendigvis er selvforklarende for en tilfeldig bruker. Når et verktøy er laget for organisert frontlinjearbeid, kan nytten være tett knyttet til hvordan organisasjonen har satt opp arbeidet. En person som installerer appen uten en tydelig oppgave eller et opplegg å følge, kan derfor oppleve at den ikke gir særlig mye verdi med én gang.

Det kan også være ekstra arbeid å få teamet til å bruke en ny digital arbeidsmåte konsekvent. Opplæring, tydelige instrukser og tid til å gjøre arbeidsflyten forståelig er en del av den reelle innsatsen, selv om appen er gratis. Hvis medarbeiderne må bruke flere verktøy parallelt uten en klar grunn, kan det skape dobbeltarbeid. Jeg ville derfor undersøkt hvilke rutiner CommCare skal erstatte eller støtte, før jeg ba ansatte føre de samme opplysningene flere steder.

Et praktisk spørsmål mange feltarbeidere vil ha, er om de kan stole på appen i alle slags situasjoner ute. Jeg ville ikke basert en kritisk arbeidsdag på antakelser om dekning, synkronisering eller tilgjengelighet uten å prøve den aktuelle løsningen under forholdene teamet møter. Test hvor arbeidet kan fortsette, hva som skjer ved avbrudd, og hvilke rutiner som finnes hvis telefonen ikke kan brukes. Dette er særlig viktig når arbeidet har tidsfrister eller ikke enkelt kan gjentas.

Det samme gjelder personvern og håndtering av opplysninger. Før en organisasjon bruker en mobil plattform til arbeid med mennesker, bør den avklare hvilke opplysninger som skal inn, hvem som trenger tilgang, og hvilke interne regler som gjelder. Jeg ville ikke lagt inn sensitive detaljer bare fordi det er mulig å skrive dem digitalt. Den ansvarlige organisasjonen bør sørge for at bruken følger egne krav og at medarbeiderne vet hva de skal registrere og hva de skal la være.

Hvem bør prøve den, og hvem bør velge noe enklere?

Jeg ville anbefalt at feltteam og organisasjoner undersøker CommCare når de trenger et digitalt verktøy for en planlagt arbeidsprosess, og når noen har ansvar for å gjøre prosessen forståelig for brukerne. Den passer best for folk som kan si hva arbeidsdagen består av, hvilke oppgaver som må følge en bestemt rekkefølge, og hvorfor flere medarbeidere trenger en felles måte å jobbe på.

Jeg ville vært mer tilbakeholden hvis du er ute etter en personlig kalender, en enkel huskeliste eller et sted å lagre tilfeldige notater. Da kan en vanlig produktivitetsapp være lettere å ta i bruk og enklere å vedlikeholde. Det samme gjelder hvis organisasjonen ennå ikke har bestemt hvordan arbeidet skal foregå. I så fall bør dere først rydde i rutiner og ansvar, og deretter vurdere hvilket digitalt verktøy som passer.

For en potensiell bruker er det også verdt å vite at appen er tilgjengelig for Android med minimumskrav om versjon 6.0. Den har aldersmerking PEGI 3, noe som viser at den ikke er klassifisert som innhold for voksne, men det betyr ikke at den er laget som underholdning for barn. Den ble lansert 22. juni 2012, og den oppførte versjonen er 2.64.1. Jeg ser disse opplysningene som nyttig teknisk og praktisk kontekst, ikke som bevis på at appen passer til enhver telefon eller arbeidsplass.

Før du bestemmer deg, ville jeg stilt prosjektansvarlig tre konkrete spørsmål: Hvilken arbeidsprosess skal appen støtte? Hvem hjelper medarbeiderne når rutinen er uklar? Og hvordan skal dere teste løsningen i den virkelige arbeidssituasjonen? Svarene gir et bedre beslutningsgrunnlag enn å installere appen og håpe at resten faller på plass.

Min vurdering før du tar den i bruk

CommCare fremstår for meg som et målrettet verktøy med størst verdi når organisert feltarbeid trenger digital støtte. At den er gratis å laste ned, gjør det enklere å undersøke den, men gratis tilgang fjerner ikke behovet for planlegging, opplæring og en tydelig arbeidsflyt. Jeg ville sett på dette som et valg av arbeidsmetode, ikke bare som valg av app.

Min anbefaling er å prøve den hvis du allerede deltar i et feltprosjekt der CommCare inngår, eller hvis organisasjonen din kan sette av tid til å teste en konkret arbeidsprosess. Begynn med en avgrenset oppgave, la medarbeiderne prøve den i hverdagen, og vurder om den gjør rutinene klarere uten å skape unødvendig dobbeltarbeid. Hvis behovet ditt er privat og enkelt, ville jeg valgt en lettere løsning. For et team med et tydelig frontlinjeformål kan CommCare derimot være verdt innsatsen – så lenge arbeidsflyten rundt appen er like gjennomtenkt som selve verktøyvalget.

CommCare Ofte stilte spørsmål